Effektivitet på sitt beste: Hvordan EG ServiceBook omdefinerer internkontrollen hos Sykehuset Østfold
EG ServiceBook leverer verktøyet til Sykehuset Østfold. Les om utfordringene sykehuset hadde, og hvordan EG ServiceBook løser dette.
EG ServiceBook implementeres hos Sykehuset Østfold med 5000+ ansatte
Sykehuset Østfold er sentralt plassert i Østfold like utenfor Sarpsborg sentrum, rett ved E6. Det er et akuttsykehus med et av landets største akuttmottak, og har i tillegg funksjoner innenfor de fleste felt, med fødeavdeling, medisinske og kirurgiske klinikker og psykiatri.
Utfordringene
Teknisk avdeling ved Sykehuset Østfold slet med å få oversikt og kontroll på bl.a. alle lovpålagte periodiske kontroller. Alle holdt på med permer, papir, lister, Excel, etc., og alt var manuelt og lite oversiktlig.
Derfor var Sykehuset Østfold på jakt etter et nytt system som var enkelt i bruk, oversiktlig og spisset for internkontroll.
EG ServiceBook vant anbudet, i konkurranse med fire andre aktører.
Løsning
I EG ServiceBook er det enkelt å bygge opp en god og ryddig struktur for bygninger og objekter. Ved Sykehuset Østfold får brukerne alle oppgaver presentert i et mobil- og brukervennlig grensesnitt, hvor de forholder seg kun til sine tildelte oppgaver.
Rune Belgen, elektrokonsulent på strømprosjekter ved sykehuset, forteller:
– EG ServiceBook var ekstremt flink på oppfølging og satte i gang gode prosesser for oss. Dette gjorde oppstarten så enkel som mulig. Vi valgte å bruke mye tid for å bli ordentlig kjent med View ServiceBook, nettopp for å sikre riktig bruk. Tiden investert har vi fått mye for igjen i dag. Alle brukerne er veldig fornøyde og har omfavnet systemet.
De første brukerne var hele elektroseksjonen, som ønsket å fordele internkontrollen på alle elektrikerne. Dette gjør at alle er kjent med eget hus, som igjen sikrer at flere kan løse et problem og/eller avvik.
Sjekklister
Sykehuset Østfold bruker sjekklister som er laget gjennom en gruppe hvor man kommer frem til hva som er viktig å kontrollere med hensyn til forskrifter.
- Man dokumenterer hva som må til, og hva som ligger i elektronisk kvalitetshåndbok for sykehuset
- Når man har blitt enige om hvilke lister som skal brukes, legges disse inn i EG ServiceBook
- Man kan enkelt tilpasse sjekklisten mot det rommet som skal kontrolleres. Oppsett av forhåndsdefinerte fraser gjør det veldig enkelt og hurtig å finne feil/avvik på bestemte parametere
Effektiv kommunikasjon
Det er lagt inn kontroll per strømtavle/underfordeling, noe som gir full kontroll på historikken per tavle. Dette gjør det enklere å feilsøke avvik og gjøre riktig tiltak.
- Oppdager man et stort avvik, finner man dette lett i systemet, og det er effektivt å rette opp avviket
- Alle ansatte har mulighet til å registrere en sak, og de vil hele tiden holdes oppdatert på status
- Også eksterne leverandører bruker systemet, til å følge opp serviceavtaler. Dette innebærer at de utfører kontroller og avviksbehandling samt blir tildelt saker
Belgen fortsetter:
– Dette er en meget god måte å kommunisere på. Alle som er involvert, får hele tiden oppdatert og korrekt informasjon.
Enkelt for ansatte å melde inn saker
Når ansatte skal lage en sak, går de på intranettet og klikker på en link til systemet. Gjennom logg inn på intranettet får de automatisk pålogging på systemet, og de kommer rett inn på sin egen side. Her melder de inn saken, som igjen havner på Driftssentralen. Driftssentralen fordeler sak, og alle involverte får hele tiden status på saken.
Verdi
Digitale systemer som er skreddersydd for arbeidsoppgavene, gir betydelige besparelser, både i form av tid og penger. Når alle har siste oppdaterte informasjon tilgjengelig til enhver tid, blir det kortere vei til utførelse.
– De som utfører alle sakene, sparer mye tid ved at de har alle egne saker presentert i et meget brukervennlig grensesnitt med alle plattformer, sier Belgen, og legger til: – Systemet er en langt mer effektiv kommunikasjonsform enn papir, Excel, permer, osv. Man avdekker mange feil før det går galt.
For Belgen er effektiviteten ved å bruke systemet soleklar:
– Ved å ha kontroll på alle saker som opprettes, og at alle saker behandles i et og samme system, så er det mye å spare. Dersom det er feil på en operasjonssal, kan dette fort koste 150 000–200 000 kroner i timen. Dersom en elektriker ikke kan eller kjenner til operasjonssalen, kan summene fort stige opp mot 600 000 kroner i timen.
Oversikt og kontroll over hele anlegget er alfa og omega for Rune Belgen og de andre ansatte på teknisk avdeling ved Sykehuset Østfold.