<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=408005879692451&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Krav til internkontroll ved drift av eiendom

27. jun 2019 skrev Annette Norderhaug dette innlegget i Eiendomsdrift, Internkontroll

4 minutter lesetid

Krav til internkontroll ved drift av eiendom

Hver dag oppholder det seg hundrevis av personer i byggene du har ansvar for driften av. For å ivareta sikkerheten til disse personene må du ha et høyt og kontinuerlig fokus på sikkerhet for alle dine eiendommer.


Det forebyggende og systematiske arbeidet – internkontroll – blir da særskilt viktig.

 

Hva er internkontroll?

Kort forklart er internkontroll (IK) smart kvalitetssikring av HMS-arbeidet i eiendomsdriften.

Internkontroll er systematiske tiltak som sikrer at virksomheten planlegger, organiserer, utfører, sikrer og vedlikeholder sine aktiviteter i samsvar med gjeldende krav i lover, forskrifter og regelverk.

I praksis innebærer dette at virksomheten må være oppdatert på det til enhver tid gjeldende HMS-regelverk. Dessuten plikter man å kontrollere og dokumentere at eiendommens faktiske tilstand og drift er i samsvar med HMS-lovgivningen.

Internkontroll består av egenkontroll og ekstern kontroll. Det innebærer at noen kontroller utføres av bygningseier selv, mens andre utføres av eksterne aktører.

I internkontrollforskriften § 4 Plikt til internkontroll heter det at “Den som er ansvarlig for virksomheten skal sørge for at det innføres og utøves internkontroll i virksomheten, og at dette gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres representanter. Arbeidstakerne skal medvirke ved innføring og utøvelse av internkontroll.”

 

Systematisk og forebyggende

Det er et krav etter internkontrollforskriften at HMS-arbeidet skal være systematisk og forebyggende, det vil si at man jobber regelmessig og planmessig med kartlegginger og tiltak for å sikre at driften av eiendom er i samsvar med HMS-lovgivningen.

 

Internrevisjon

Virksomheten må gjennomgå sitt eget internkontrollsystem og vurdere om det har fungert i praksis, eller om det bør endres. En slik gjennomgang kalles gjerne for internrevisjon. Denne skal dokumenteres skriftlig og utføres minst én gang i året eller ved endringer i virksomheten.

 

Krav om skriftlig dokumentasjon

Selve gjennomføringen av tiltakene er den viktigste delen av internkontrollen, noe som innebærer god dokumentasjon. Internkontrollforskriften § 5 angir at deler av virksomhetens HMS-arbeid skal dokumenteres skriftlig. “i den form og det omfang som er nødvendig på bakgrunn av virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse.”

 

Følgende skal dokumenteres skriftlig:

  • Organisering som viser hvordan ansvaret, oppgaver og myndighet for HMS-arbeidet er fordelt.
  • Risikovurdering av farer og problemer: Planer og tiltak for å redusere risikoforhold, deretter utarbeide handlingsplaner for rettingsarbeidet med hensyn til disse avvikene (jf. internrevisjon, nevnt ovenfor).
  • Rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i, eller i samsvar med, HMS-lovgivningen
  • Overvåkning og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt. I praksis gjøres dette gjerne ved at man lager en “sjekkliste” for selve internkontrollen.

 

Kravene til internkontroll oppsummert

  • Oversikt

Sørg for at lovene og forskriftene i HMS-lovgivningen som gjelder for virksomheten, er tilgjengelig. Ha oversikt over de krav som er spesielt viktig for virksomheten.

  • Kunnskap

Sørg for at dine ansatte har nødvendige kunnskaper og ferdigheter i det systematiske arbeidet med internkontrollen.

  • Medvirkning

Sørg for at dine ansatte medvirker, slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes.

  • Mål

Fastsett mål for internkontrollen.

  • Ansvarsfordeling

Ha oversikt over hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for HMS-arbeidet er fordelt.

  • Kartlegging

Kartlegg farer og problemer, og vurder risiko. Utarbeid tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene.

  • Iverksetting

Iverksett rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av HMS-lovgivningen.

  • Overvåking

Overvåk og gjennomgå internkontrollen systematisk for å sikre at den fungerer som forutsatt.

 

Internkontroll handler om å forebygge

Hensikten med internkontrollen ved drift av eiendom er sikre at problemer oppdages og tas hånd om i tide, slik at det ikke skjer ulykker eller uønskede hendelser i bygget ditt.

Det er viktig at du som bygningseier/driftsansvarlig er kjent med ditt ansvar i henhold til gjeldende lover og forskrifter. Du og dine medarbeidere bør deretter legge vinn på å gjennomføre dette på en så effektiv og godt dokumentert måte som mulig.

I veiledningen til internkontrollforskriften finner du en god beskrivelse av det som skal gjøres.

 

New call-to-action

Kilder: https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/1996-12-06-1127

 

 

Annette Norderhaug

Annette Norderhaug

Annette Norderhaug har utdannelse fra Informatikk-avdelingen ved Høgskolen i Østfold. Siden 2005 har Annette jobbet med utvikling av programvare innen FDV. Utviklingen har pågått i tett samarbeid med bedrifter som har benyttet systemene enten som bygningseiere eller som leverandører av tjenester til bygningseiere. God kjennskap til dette markedet har ført til kompetanse som kommer alle brukere av systemene til gode.

Følg bloggen vår


Våre dedikerte ansatte skriver fagblogger verdt en gjennomlesning. Følg bloggen for en sniktitt på framtiden!

Andre ville også lese om


Vedlikeholdsstyring i skyen

07. nov 2019 - Ole Jørgen Aarvik

Vedlikeholdsstyring i skyen

Digital vedlikeholdsstyring gir store effektivitetsgevinster – forutsatt at vi har den riktige kombinasjonen..

Hva er digital vedlikeholdsstyring?

05. nov 2019 - Ole Jørgen Aarvik

Hva er digital vedlikeholdsstyring?

Vedlikeholdet digitaliseres, og utviklingen går rivende fort. Vi snakker mye om Industri 4.0, men nå er..

Verdien av vedlikeholdshistorikk

01. nov 2019 - Ole Jørgen Aarvik

Verdien av vedlikeholdshistorikk

Still en erfaren vedlikeholdsleder spørsmålet om hva verdien av historikken hans er ... og jeg garanterer at..