<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=408005879692451&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Dette bør du vite om virksomhetssystemer i 2019

16. aug 2019 skrev Annette Norderhaug dette innlegget i

6 minutter lesetid

Dette bør du vite om virksomhetssystemer i 2019

I sommer har vi skrevet mye om digital eiendomsdrift her på bloggen. En rekke fremtidsrettede og spennende digitale løsninger bidrar til at du kan gå fra Excel og gule lapper til automatisering og systematisering av FDV-oppgavene.

Et komplett FDV-system – også kjent som et virksomhetssystem – effektiviserer og forenkler arbeidshverdagen, både for deg som driftsleder og for den operative i drift og vedlikehold.

Vi ser nærmere på det viktigste du bør vite om et moderne virksomhetssystem.

 

1. Laget for å brukes på nettbrett og mobil

Virksomhetssystemer er laget for å fungere like bra på mobil, nettbrett, PC eller Mac. Mobile verktøy gjør deg som driftsleder og dine operative medarbeidere mye mer effektive i arbeidshverdagen. Ved å ha med deg systemet ut i bygget, som apper på mobilen, har du alt på ett sted, akkurat der du er.

  • Du kan enkelt utføre oppgaven ute i felt. 
  • Kommunikasjon, oversikt og oppdatering av status på løpende oppgaver skjer i sanntid via web og nettbrett/mobil når du er ute på oppdrag.
  • Alt blir mer tilgjengelig og mindre personavhengig
  • Du sparer tid, og informasjonsflyten effektiviseres
  • Du får større kontroll
  • Det blir langt mindre dobbeltarbeid

 

Les mer: Mobile verktøy som effektiviserer arbeidsdagen

 

2. Forenkler og effektiviserer samhandlingen med leverandører, leietakere og ansatte

Et virksomhetssystem er en kommunikasjonskanal som gjør det mye enklere å holde løpende dialog med både dine leverandører, leietakere og ansatte.

Leverandører: 

  • Alle kontroller, avvik og dokumentasjon blir samlet på ett sted, og all kommunikasjon foregår i samme sak, uavhengig av hvor saken kom fra eller oppstod
  • Du kan enkelt opprette oppgaver for eksterne firmaer som de kan gå inn og kvittere ut når de er utført
  • Det blir enkelt å ivareta og finne informasjon, og den blir lett tilgjengelig for alle 
  • Alle involverte har full oversikt over alt av informasjon, oppgaver og leveranser

 

Leietakere:

  • Leietaker kan enkelt holde løpende dialog med deg og betjene seg selv på det meste (og du kan fokusere på forretningen og øke effektivitet og inntjening)
  • Kommunikasjonen og samhandlingen går som smurt, fra innflytting og administrasjon av leieforholdet underveis til utflytting

 

Ansatte: 

  • Du har til enhver tid kontroll på hvilke oppgaver som skal utføres, hvem som gjør hva, og status på oppgavene 
  • Du får fulgt opp alle, gitt nødvendige beskjeder, og om nødvendig satt inn ressurser der det er behov

 

3. Gjør det mulig å bruke bilder ved kontroller i felt

Et av de største fortrinnene ved bruk av virksomhetssystemer er at du kan benytte mobiltelefon eller nettbrett til å ta bilder mens du går proaktive kontroller. 

  • Bildet legger seg rett inn på avviket med én gang
  • Du dokumenterer at det er en feil, synliggjør hva feilen er, hva du trenger for å kunne utbedre den, hvor lang tid det vil ta, og hvor mye det vil koste
  • Du kan bruke droner til se feil og mangler – i tidlig fase – på steder du selv ikke kommer til
  • Du kan bruke termografikamera og laste en ferdig rapport generert av kameraet direkte opp på avviket
  • Du kan dokumentere at alt var i orden idet du gikk kontrollen (brannsentralen, ventilasjonsanlegg, måleverdier, etc.) 

 

Les mer: 4 tips til bruk av bilder ved drift av eiendom

 

4. Gjør det enklere å utføre effektiv dokumentasjon

I et organisert virksomhetssystem kan du oppbevare dokumentasjon (f.eks. dokumenter, brukermanualer eller servicerapporter fra eksterne aktører) og ha dette tilgjengelig til enhver tid, både for din egen del og for når du får tilsyn.

  • Du kan bygge opp en egen digital brannbok for ditt bygg
  • Det blir enkelt å vedlikeholde informasjon tilknyttet brannforebyggende arbeid
  • Du ivaretar dokumentasjonskrav i henhold til brannforskriftene
  • All gjeldende branndokumentasjon blir samlet på ett sted i systemet og tilgjengelig for dem som skal ha tilgang til den
  • Et godt virksomhetssystem digitaliserer, forenkler og sikrer FDV-dokumentasjon

 

Les mer: Dette må du vite om dokumentasjon ved drift av bygg

 

5. Gjør det enklere å følge opp lovpålagte kontroller

I din og dine ansattes operative hverdag er det ikke bare mange ulike oppgaver dere må ha kontroll på, det er også mye som er lovpålagt.

  • I et virksomhetssystem kan du legge inn alle periodiske kontroller og planlagte oppgaver, med fremdriftsplaner og budsjetter
  • All relevant korrespondanse og alle rapporter, bestillinger, avtaler og utførte oppgaver arkiveres og systematiseres
  • Du har ditt på det tørre når tilsynsmyndigheter kommer på kontroll ...!

 

6. Gir store besparelser

Med virksomhetssystemer kan du fort spare 15–20 prosent, ved at du bruker tiden mye bedre på alle ressurser du har tilgjengelig. Som vi nevner i punkt 1, bruker du mindre tid på kontroller, og du får gjort mer ute i felt (med bedre kvalitet) i stedet for å måtte bruke tid på kontoret.

  • Alle parter i prosjektet har siste oppdaterte informasjon tilgjengelig til enhver tid, og dermed blir det kortere vei til utførelse
  • Det blir slutt på tilfeldige telefoner, post-it-lapper hist og pist og andre uoversiktlige metoder
  • Du oppnår effektiv og god håndtering av planlagt og ad hoc drift. 
  • Du får systematisert alle tilfeldige hendelser og sikret at alle planlagte driftsrelaterte oppgaver blir utført til riktig tid

 

Les mer: Derfor gir digitalisering av eiendom besparelser

 

fdv-system

 

Annette Norderhaug

Annette Norderhaug

Annette Norderhaug har utdannelse fra Informatikk-avdelingen ved Høgskolen i Østfold. Siden 2005 har Annette jobbet med utvikling av programvare innen FDV. Utviklingen har pågått i tett samarbeid med bedrifter som har benyttet systemene enten som bygningseiere eller som leverandører av tjenester til bygningseiere. God kjennskap til dette markedet har ført til kompetanse som kommer alle brukere av systemene til gode.

Følg bloggen vår


Våre dedikerte ansatte skriver fagblogger verdt en gjennomlesning. Følg bloggen for en sniktitt på framtiden!

Andre ville også lese om


Hva er et FDV-system?

20. aug 2019 - Annette Norderhaug

Hva er et FDV-system?

For at et bygg skal fungere optimalt og ha lengst mulig levetid, kreves kontinuerlig forvaltning, drift og..

Dette bør du vite om virksomhetssystemer i 2019

16. aug 2019 - Annette Norderhaug

Dette bør du vite om virksomhetssystemer i 2019

I sommer har vi skrevet mye om digital eiendomsdrift her på bloggen. En rekke fremtidsrettede og spennende..

Derfor forventer yngre ansatte et FDV-system

08. aug 2019 - Annette Norderhaug

Derfor forventer yngre ansatte et FDV-system

Det er mange grunner til å jobbe digitalt med drift av eiendom. Generasjonsskiftet som pågår i..